Dateien richtig benennen

Bei den Dateien im Computer sollte man schon beim Anlegen und Verwalten dieser Dateien daran denken, dass diese später archiviert werden sollen.
Bei kleineren Verwaltungen ist immer noch zu empfehlen, die wichtigen Unterlagen, Akten, Briefe und Protokolle auszudrucken und in Ordner abzulegen. Trotzdem sollte man nicht vergessen, diese Dokumente auch im Computer ordentlich abzulegen, wobei einem Ordner im Regal ein Ordner im PC entspricht. Dokumente, die wichtig sind und ausgedruckt werden, sollen im Computer im Format PDF abgespeichert werden. Wichtige E-Mails werden ebenfalls als PDF im richtigen Ordner abgespeichert.
Um eine spätere digitale Archivierung nicht jetzt schon unmöglich zu machen, müssen bei der Benennung von Dateien folgende Regeln unbedingt eingehalten werden:
1. Halten Sie die Benennung Ihrer wichtigen Dateien und Ordner kurz (max. 15 Zeichen). Der Dateiname soll nicht der Titel eines Dokuments sein, sondern nur eine eindeutige Kennung. Zum Auffinden des Dokuments dient eine gut strukturierte Ordnerablage.
2. Verwenden Sie keine Leerzeichen. Verwenden Sie, wenn nötig, zum Absetzen einen Unterstrich (z.B.: ams_inv.pdf; 20140605_prot.pdf). Enthält der Dateiname ein Datum, so steht dies am Anfang des Namens im Format JJJJMMTT, damit sortiert der Computer Ihre Dateien automatisch chronologisch.
3. Verwenden Sie keine Satzzeichen und Sonderzeichen (keine Punkte, Schrägstriche, Klammern, Fragezeichen, Prozentzeichen, Sternchen etc.).
4. Verwenden Sie keine Umlaute. Ersetzen Sie ü und ä durch ue und ae. Verwenden Sie kein scharfes ß.
5. Verwenden Sie nur Kleinschreibung (Großbuchstaben werden vom Computer nicht erkannt).