Fast alle Unterlagen, die in modernen Verwaltungen verwendet werden, entstehen auf elektronischen Geräten, vor allem dem PC, und sind digital. Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust.
Bei den Dateien im Computer sollte man schon beim Anlegen und Verwalten dieser Dateien daran denken, dass diese später archiviert werden sollen.
Normen sind Empfehlungen, die Anforderungen, Spezifikationen und Richtlinien formulieren, mit denen sichergestellt wird, dass Materialien, Produkte, Prozesse und Dienstleistungen ihren Zweck erfüllen. Es sind Qualitätsstandards, die ein optimales Ergebnis sicherstellen sollen.
Die Internationale Organisation für Normung (International Organization for Standardization) wurde 1947 gegründet und ist ein Zusammenschluss nationaler Normungsinstitute. Die Abkürzung ISO vom griechischen isos (gleich) ist in allen Ländern ident.
Die Fachgruppe der Archive der Kirchen und Religionsgemeinschaften lud ihre Mitglieder am 1. Februar 2013 zu einer Studientagung über Records Management nach Salzburg ein. Die digitale Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen braucht als Voraussetzung eine effiziente Ordnung in der Schriftgutverwaltung. Bewertung und Aussonderung müssen vor der Übergabe an das Archiv stattfinden. Zugleich ist zu berücksichtigen, dass zunehmend nicht nur aktenmäßige Unterlagen das Gedächtnis einer Institution darstellen, sondern viele andere Aufzeichnungen.
Dr. Leopold Kammerhofer, Archivar der Internationalen Atomenergiebehörde, hält am Freitag, den 8. März 2013 am Institut für Österreichische Geschichtsforschung in Wien einen Vortrag über Records Management. Er wird sich insbesondere mit der elektronischen Schriftgutverwaltung auseinandersetzen und fragt: „Will die Archivwissenschaft wieder zurück in die Registratur?“ Weitere Informationen erhalten Sie im Download.
Wie archiviere ich E-Mails? Ein Vortrag von Helga Penz gehalten auf der Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs am 23. April 2013 in Wien.