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Richtiger Umgang mit digitalen Unterlagen

Fast alle Unterlagen, die in modernen Verwaltungen verwendet werden, entstehen auf elektronischen Geräten, vor allem dem PC, und sind digital. Eine nicht sachgerecht geführte digitale Ablage ist ineffizient und führt mittelfristig zu Datenverlust.
Die Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs beschäftigt sich schon länger mit diesem Thema, etwa mit der Frage: Wie archiviere ich E-Mails oder mit der Digitalen Langzeitarchivierung.
Ordens- und Diözesanarchivare haben eine Arbeitsgruppe gebildet, um gemeinsame Lösungen für die digitale Archivierung für kirchliche Dokumente zu entwickeln. Eine Frucht dieser Arbeit ist eine Handreichung für Ordensleitungen und Ordensverwaltungen. Darin erfahren Sie, was Sie tun müssen, damit Sie Ihre E-Mails z.B. auch nach zehn Jahren noch lesen und Ihre Akten auch in zwanzig Jahren auf Ihrem PC noch wiederfinden.
Auch wenn Sie alles Wichtige ausdrucken, sollten Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit digitalen Unterlagen nicht vernachlässigen. Denn nur so können Sie diese an Ihre Nachfolgerinnen und Nachfolger weitergeben und für die Zukunft erhalten.
Wenn Sie eine oder mehrere Printausgaben für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen möchten, senden wir diese gerne zu (Anfrage an: kulturgueter@ordensgemeinschaften.at). Hier finden Sie die Handreichung zum Download:
 

Jahresprogramm 2019

Das Referat für die Kulturgüter der Orden bietet im Jahr 2019 wieder ein reichhaltiges Programm an. Es umfasst verschiedene Veranstaltungen wie Tagungen und Weiterbildungskurse. Der Jahresprogrammfolder befindet sich im Anhang zum Download. Alle Ordensleute und deren MitarbeiterInnen in Archiven, Bibliotheken und Sammlungen sind herzlich zur Teilnahme eingeladen!
28. Jänner 2019: SCHRIFT.GUT.VERWALTET. Studientag der Archive der Kirchen und Religionsgemeinschaften, Erzbischöfliches Palais, Salzburg.
11. Februar 2019: Aufbewahrung und Pflege von Kulturgütern. Vernetzungstreffen, Kapuzinerkloster, Innsbruck.
1./2. März 2019: Was tun mit den alten Noten? Workshop zum Thema Musikarchive, Stift Melk.
8./9. April 2019: Bilder archivieren: Wie, womit und weshalb? Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive, Bildungshaus St. Hippolyt, St. Pölten.
12./13. April 2019: Second Hand aus dem Kloster. Benefiz-Flohmarkt, Quo Vadis?, Wien.
3. Mai 2019: Die Spiritualität des Ortes. Jahrestagung Kirchenpädagogik, Kollegium Kalksburg, Wien.
17./18. Juni 2019: Aktuelle Herausforderungen in kirchlichen Bibliotheken. Jahrestagung der kirchlichen Bibliotheken, Stift Reichersberg (OÖ).
Der Kulturtag wird am 27. November 2019 im Kardinal König Haus in Wien stattfinden (im Rahmen der Herbsttagung).

Muster-Archiv- und Benützungsordnung

Die Führung von Archiven ist den Ordensgemeinschaften kirchenrechtlich vorgeschrieben (Stephan Haering OSB, Ordensarchiv und Kirchenrecht, in: Ordensnachrichten 5/6, 2009, S. 106–125). Die kirchlichen Archive dienen nicht nur rechtlichen und historischen, sondern auch pastoralen Zwecken (Päpstliche Kommission für die Kulturgüter der Kirche: Die pastorale Funktion der kirchlichen Archive. Schreiben vom 2. Februar 1997).
Die Datenschutz-Grundverordnung ermöglicht die Verarbeitung von (auch sensiblen) personenbezogenen Daten zu Archivzwecken über den Zeitpunkt hinaus, zu dem der ursprüngliche Zweck der (zulässigen) Datenverarbeitung endet. Voraussetzung ist, dass die Daten auf Basis einer Rechtsgrundlage für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke gespeichert bzw. aufbewahrt werden.
Die Ordensgemeinschaften und ihre Werke müssen diese Rechtsgrundlage durch eine Archivordnung schaffen. Eine Musterordnung gibt es hier:

Jahrestagung der kirchlichen Bibliotheken 2016

Das Zisterzienserinnenkloster Mariastern-Gwiggen in Vorarlberg beherbergte heuer die Jahrestagung der kirchlichen Bibliotheken. Am 13. und 14. Juni 2016 tagte hier die Arbeitsgemeinschaft der Ordensbibliotheken gemeinsam mit der Arbeitsgemeinschaft katholisch-theologischer Bibliotheken (Landesgruppe Österreich/Schweiz/Südtirol), insgesamt trafen einander 20 TeilnehmerInnen.
Ein Schwerpunktthema der Tagung war die Bibliotheksgeschichte. Die Geschichte, welche Bücher vom Kloster erworben wurden, auf welchem Weg sie in eine Bibliothek gelangten und wie sie verwendet wurden, sagt viel über die Geschichte des Klosters selbst aus. Wie man Bucheinbände und handschriftliche Einträge in Büchern als Quelle für die Bibliotheksgeschichte heranziehen kann, erläuterte Armin Schlechter von der Pfälzischen Landesbibliothek in Speyer in seinem Eröffnungsreferat. Er beschrieb den Buchschmuck der Einbände frühneuzeitlicher Drucke, besonders die Formen jener Metallstempel und -rollen, mit denen Muster in einen Ledereinband geprägt wurden. Die Art der Stempel und Muster gibt Aufschluss über die Buchbinderwerkstatt und damit die Herkunft (Provenienz) des Buches. In der Einbanddatenbank, die auch online zur Verfügung steht, kann man Muster einsehen, die dort Werkstätten zugeordnet sind. Auch Besitzvermerke und Exlibris sind wertvolle Hinweise auf die Geschichte eines Buches in einem Bestand.
Der Frage, ob die Geschichte und die Zusammensetzung einer kirchlichen Bibliothek vom "Index verbotener Bücher" beinflusst war, ging Markus Bürscher von der Diözesan- und Universitätsbibliothek Linz nach. Er erzählte, dass man in der Linzer Diözesanbibliothek wie in vielen kirchlichen Einrichtungen verbotene Bücher, besonders protestantische Literatur aus der Reformationszeit, besitzt, diese jedoch unter Verschluss waren ("Giftschrank"). In viel späterer Zeit war man sich der Bedeutung dieser Versperrung nicht mehr bewusst, hielt die verschlossenen Buchbestände für die wertvollsten und brachte sie im Tresor unter.
Hanspeter Marti von der Arbeitsstelle für kulturwissenschaftliche Forschungen in Engi (Schweiz) erläuterte die Geschichte der Bibliotheken in Kapuzinerklöstern und strich die Unterschiede zu den Bibliotheken in den Prälatenklöstern heraus. Altabt Kassian Lauterer von der Zisterzienserabtei Wettingen-Mehrerau berichtete über die Geschichte des Inkunabel- und Frühdruckebstands seines Klosters, der sehr eindrucksvoll die wechselvolle Geschichte des Hauses wiederspiegelt.
Die letztgenannten Vorträge werden im Herbst in der neuen Zeitschrift des Referats für die Kulturgüter, in den "Mitteilungen des Referats für die Kulturgüter der Orden (MiRKO)" erscheinen.
Ein bibliothekspraktisches Thema behandelte Manfred Massani von der Provinzbibliothek der Kapuziner in Innsbruck. Er stellte die verschiedenen Möglichkeiten vor, wie Bücher in einer Bibliothek aufgestellt werden können. Eine systematische Aufstellung orientiert sich an einem System der Wissenschaften. Die Regensburger Verbundklassifikation ist dafür ein Beispiel. Die Buchsignatur gibt die Systematik wieder. Eine systematische Aufstellung empfiehlt sich bei Freihandaufstellungen, wenn LeserInnen die Bücher selbst im Regal entnehmen. Für eine Magazinaufstellung wird eine mechanische Aufstellung benützt, bei der die Bücher platzsparend nach Format aufgestellt sind, versehen mit fortlaufenden Nummern. Manfred Massani erläuterte, dass in der Kapuzinerbibliothek eine Gruppenaufstellung gewählt wurde. Dabei wurden Fachgruppen definiert, nach denen die Bücher systematisch aufgestellt sind. Fachgruppen sind in Abteilungen zusammengefasst und in Untergruppen unterteilt (dreistufige Hierarchie). In einem Regal ist eine Fachgruppe untergebracht, wobei die Bücher nach Format in verschiedenen Fachböden stehen. Die Ordnung der Fachgruppen ergab sich teilweise aus historischen Bibliothekssystematiken, weil auch der Altbestand in die Fachgruppenaufstellung einbezogen wurde und keine Sonderaufstellung hat.
Zum Tagungsprogramm gehörte auch eine Führung durch das Zisterzienserinnenkloster, das 1856 gegründet wurde, jedoch aus drei mittelalterlichen Schweizer Stammklöstern hervorgegangen ist. Darum beherbergen Archiv und Bibliothek auch bedeutenden Altbestand. Besonders außergewöhnlich waren auch einige Klosterarbeiten: kleine Kassetten wie Puppenhäuser, die eine religiöse Szene und im Hintergrund eine Nonne hinter Klausurgittern darstellen. Solche Kassetten erhielten wohl früher die Verwandten einer Schwester beim Ordenseintritt.
Eine Exkursion führte in die Klosterbibliothek Mehrerau, wo seit zehn Jahren in einem drittmittelfinanzierten Projekt an der Erschließung und Neuaufstellung des Bestands gearbeitet wird. Frau Becker erläuterte ihre Arbeit an den Frühdrucken und Inkunabeln, Abt Kassian und Karl-Heinz Lauda führten durch Haus und Bibliothek, wobei besonders der neugotische Bibliotheksraum großen Eindruck gemacht hat. Nicht weniger imposant ist die Vorarlberger Landesbibliothek, die seit 1985 im ehemaligen Benediktinerstift St. Gallus untergebracht ist. In der Stiftskirche befindet sich jetzt ein Lese- und Veranstaltungssaal. Der historische Buchbestestand des Landesbibliothek besteht im wesentlichen aus kichlichen Beständen, etwa aus der Bibliothek des ehemaligen Jesuitenkollegs und -gymnasiums Stella Matutina und der Bregenzer Kapuzinerbibliothek.
im Konferenzteil der Tagung wurde das Thema des nächsten Bibliothekskurses am 14./15. Februar 2017 in Salzburg beschlossen: es soll diesmal um Musikalien, Kleinschriften, die auch Noten enthalten, Liturgica und ähnliches gehen. Die nächste Jahrestagung wird am 22./23. Mai 2017 im Stift Herzogenburg stattfinden. Weiters wurde darauf hingewiesen, dass als Kommunikationsmittel für die kirchlichen Bibliotheken die Yahoo-Gruppe Kibib verwendet werden kann.
Trotz Regenwetter ging die Tagung in bester Stimmung der anwesenden Bibliothekarinnen und Bibliothekare mit vielen neuen Eindrücken und Begegnungen zu Ende. Besonders für die gastfreundliche Aufnahme der Schwestern, mit denen wir auch das Chorgebet teilen durften, sagen wir herzlichen Dank!

 

Jahresprogramm 2014

Eine Reihe von Tagungen und Weiterbildungskursen für Ordensleute und ihre MitarbeiterInnen in Archiven, Bibliotheken und Sammlungen finden im Jahr 2014 zwischen Jänner und Oktober statt.
Einen Programmfolder können Sie hier herunterladen:

Archiv- und Benützungsordnung

Jede Ordensgemeinschaft hat ein Archiv. Und jede Ordensgemeinschaft, die ein ordentliches Archiv will, braucht eine Archivordnung. Wir zeigen, wie das geht.
Ein Archiv ist wichtig. Wer seine Urkunden und Rechtstitel sicher verwahren will, unversehrt und vollständig, der hinterlegt sie in einem Archiv. Dort sind sie vor dem unbefugten Zugriff geschützt und werden über Generationen sicher verwahrt. Ein ordentliches Archiv hat aber nur, wer auch eine Archivordnung hat. Darin ist geregelt, welche Funktion das Archiv und welche Aufgaben der/die Archivar/in der Ordensgemeinschaft haben, welche Unterlagen hier verwahrt werden und unter welchen Bedingungen eine Archivbenützung möglich ist. Eine Archiv- und Benützungsordnung sollte jede/r Obere/in für seinen/ihren Verantwortungsbereich erlassen.
Das Referat für die Kulturgüter stellt eine Muster-Archiv- und Benützungsordnung zur Verfügung, sie wurde von Gerald Hirtner (Archiv der Erzabtei St. Peter) und Helga Penz (Referatsleiterin) ausgearbeitet. Ordensgemeinschaften können sie übernehmen oder als Anregung für eine eigene Archivordnung verwenden. Zusätzlich gibt es von uns ausgearbeitete Muster für Benützungsanträge und für Reproansuchen. Einen Standardleihvertrag hat jüngst das Network of European Museum Organisations herausgegeben, eine deutsche Übersetzung liegt vor.

Jahresprogramm 2015

Das Veranstaltungsprogramm des Referats für die Kulturgüter der Orden umfasst im Jahr 2015 neun verschiedene Angebote an Tagungen und Kursen, mehrere davon sind gemeinsame Veranstaltungen mit Partnerorganisationen.
Im Jahr der Orden wollen wir insbesondere zu unseren Tagungen alle interessierten Fachkolleginnen und Fachkollegen ausdrücklich sehr herzlich einladen.
Außerdem machen wir mit bei der Aktion "Mittwoch ist Ordenstag" und erweitern sie zu "Mittwoch ist Kulturgut". Wir bitten Ordensleute und ihre MitarbeiterInnen in Archiven, Bibliotheken und Sammlungen besondere Angebote und die Kulturgüter in Spezialführungen zugänglich zu machen. Ein Veranstaltungskalender für "Mittwoch ist Ordenstag. Mittwoch ist Kulturtag" wird auf der Website des Referats für die Kulturgüter geführt. Hier können auch online Termine gemeldet werden.

Wirtschaftsarchive

Wirtschaftsarchive – Dokumente aus Rechts- und Wirtschaftsstellen in Ordensgemeinschaften erfassen, verstehen, bewerten und archivieren. Ein Vortrag von Martin van Oers von der Unitas Solidaris gehalten auf der Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs am 22. April 2013 in Wien.

Ordensnachrichten - Kulturseiten

Die "Ordensnachrichten", die Zeitschrift der Ordensgemeinschaften Österreich, erscheint sechs Mal im Jahr. In den beiden ersten Jahrgängen des neu gestalteten Magazins (2013 und 2014) enthielt jede Nummer eine Doppelseite über Kultur in den Ordensgemeinschaften, danach entschied die Redaktion wegen mangelnden Leserinteresses die Kulturseiten einzustellen.
Folgende Kulturseiten sind erschienen.:

Orden und Nationalsozialismus

Auswahlbibliographie zum Thema "Orden und Nationalsozialismus in Österreich". Erstellt von Severin Matiasovits im März 2013 (75 Jahre "Anschluss").

Open Access und Urheberrecht

Open Access. Urheberrechtsfragen rund um Online-Publikationen. Vortrag von Josef Pauser, Leiter der Abteilung Bibliothek und Kommunikation im Verfassungsgerichtshof am 22.3.2013 am Institut für Österreichische Geschichtsforschung in Wien. Ein Bericht von Helga Penz.

RDA und Semantic Web

RDA und Semantic Web – Standardisierung im Bibliotheksbereich von Bedeutung für Archive? Ein Vortrag von Roswitha Müller und Verena Schaffner gehalten am Workshop des Verbands Österreichischer Archivarinnen und Archivare, ÖAW , 4. März 2013.

 

Schularchive erhalten

Vortrag von Helga Penz bei der Gesamtösterreichischen Tagung der Schulerhalterinnen und Schulerhalter sowie der Direktorinnen und Direktoren Katholischer AHS und BAKIP, 14.–16. Jänner 2013, Bildungshaus St. Virgil, Salzburg.

Urheberrecht

In sieben Schritten zum Urheberrechtsspezialisten. Zum rechtskonformen Umgang mit Bildrechen in Kunst- und Museumsbibliotheken. Bericht eines Seminars der Arbeitsgemeinschaft der Kunst- und Museumsbibliotheken (AKMB) am 8./9. November 2012 in Wien.

Klösterliche Musiksammlungen

Beiträge der Tagung "Klösterliche Musiksammlungen. Widerspiegelungen der Musik im Leben der klösterlichen Gemeinschaften in der ehemaligen Donaumonarchive". Symposium des Referats für die Kulturgüter der Orden gemeinsam mit dem Musikarchiv des Benediktinerstifts Göttweig, 16. bis 18. Mai 2011, in: Ordensnachrichten 04/2011.

Sicherheit in Bibliotheken

Antia Gach / Herwig Lenz, Sicherheit in Bibliotheken. Bericht über die Vorträge bei der Frühjahrssitzung der Kommission für Theologische Spezialbibliotheken in der Vereinigung Österreichischer Bibliothekarinnen und Bibliothekare am 6. Mai 2010 in Stift Vorau.
 

Ordensgemeinschaften und Archivwesen

Helga Penz, How many Jesuits does it take to change a light bulb? Kooperationsmodelle der Ordensgemeinschaften im Archivwesen – ein Werkstattbericht, in: Scrinium. Zeitschrift des Verbandes Österreichischer Archivarinnen und Archivare 66 (2012) S. 34–43.

Archivordnung für Ordensarchive

Elemente einer Archivordnung für Ordensgemeinschaften: Richtlinien zur Sicherung und Nutzung der Archive der Ordensgemeinschaften in der Katholischen Kirche Österreichs, in: Ordensnachrichten 02/2006.
 

22./23.4. Jahrestagung ARGE Ordensarchive

Jahrestagung der Arbeitsgemeinschaft der Ordensarchive Österreichs, 22.-23. April 2013, Wien, Salvatorianerkolleg St. Michael, Habsburgergasse 12
Veranstalter: Referat für die Kulturgüter der Orden (ARGE Ordensarchive)

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Digitales Langzeitarchiv

Susanne Fröhlich, Der Weg zum digitalen Langzeitarchiv. Warum? Wie? Wieviel? Power-Point-Präsentation zu einem Vortrag bei der Herbsttagung der Ordensgemeinschaften am 23.11.2011.

22.–24.4. Workshop Ansichtskarten

Workhop "Identifizierung und Datierung von illustrierten Postkarten", 22.-24. April 2013, Steiermärkisches Landesarchiv, Karmeliterplatz 3, Graz
Veranstalter: Steiermärkisches Landesarchiv, Verband Österreichischer Archivarinnen und Archivare

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Herbsttagung 2011: Bestandserhaltung

Im Rahmen der alljährlichen Herbsttagung des österreichischen Ordensgemeinschaften fand am 23. November 2011 die Informationstagung des Referats für die Kulturgüter der Orden statt, an der rund 50 Ordensleute bzw. ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilgenommen haben. Die Stimmung war sehr gut, die Diskussion sehr lebhaft.
Thema war die Handhabung und Pflege von Kulturgut in Archiven, Bibliotheken und Sammlungen.
Ilse Entlesberger, Restauratorin im Niederösterreichischen Landesarchiv, referierte über die richtige Archiveinrichtung, Lagerung und Verpackung von Archivalien.
Susanne Fröhlich aus dem Österreichischen Staatsarchiv behandelte in ihrem Vortrag das Projekt der digitalien Langzeitarchivierung.
Die Mitarbeiter von P. Peter van Meijl, Provinzarchiver der Salvatorianer, Doris Fries und Robert Passini, berichteten über die Inventarisierung und Identifizierung von Fotos von Ordensleuten.
Eva Voglhuber vom Kunstreferat der Diözese Linz gab praktische Hinweise zur richtigen Aufbewahrung und Pflege von Bildern, Statuen, Paramenten und liturgischem Gerät. Zu diesem Thema wird sie ausführlicher auch beim Seminar "Einführung in die Sammlungspflege" am 22-23. März 2012 in Linz sprechen.
Anton Knoll von der Österreichischen Nationalbibliothek behandelte das Thema "Bücher im Gebrauch - Bibliotheksbestand fit machen für die Benützung."
Sie können die Präsentationen unserer ReferentInnen im Anhang herunterladen, ebenso die Liste der Firmen, die Fachbedarf für die Bestandserhaltung von Kulturgut anbieten.
Zum Vortrag von Frau Voglhuber finden Sie Unterlagen auf der Website des Kunstreferats der Diözese Linz.